仕事の引き継ぎについて

仕事の引き継ぎについて

退職が決まったら後任の人に引き継ぎをする必要があります。

 

筆者が退職をしたときは、自分しか分からない細かいプロジェクトがたくさんあり、退職までは通常の業務をこなさなければならず、加えて引き継ぎもやらなければならないということで徹夜に近いかなりの残業が必要でした。

 

「立つ鳥跡を濁さず」の言葉通り、責任感で引き継ぎをなんとかやり遂げましたが、なんだか「辞めないほうがずっと楽だった」と思えてきました。

 

できる範囲で引き継ぎ

 

そもそも「引き継ぎ」というのは絶対にやらなければならないものなのでしょうか?引き継ぎを行わなかった社員に損害賠償請求が行ったりしないのでしょうか?

 

引き継ぎを全くしなかった損害賠償請求は認められる場合もあるとのことですが、態度が相当に悪質でない限り、認められることはないといえます。

 

そうした状況にならないように会社として事前に防止策を講じることが望ましいとされます。

 

引き継ぎが終わらないからといって会社の退職日を遅らせる必要は全くありません。

 

引き継ぎの体制を考えるのは会社側の務めです。

 

つまり引き継ぎは強制ではなく、できる範囲で行えばよいのです。

 

法律に沿った退職手続きをしているのであれば、引き継ぎができなかった、十分ではなかったとしても何も違法性はありません。

 

これは会社側が社員に「お願いをして」行ってもらう性質のものです。

 

引き継ぎをスマートにするには

 

では引き継ぎをスマートに行う方法はないのでしょうか?

 

漏れなく、丁寧に、しかも時間をかけすぎず引き継ぎを行いたいものです。

 

自分も今後実践できたらいいな、と思える方法をご紹介します。

 

1.引き継ぎ資料は退職が決まる前から準備しておく

 

退職に限らず、病気で欠勤など業務に穴を開けてしまうこともありますので、仕事のノウハウを日々の業務の中でまとめておくことは大切です。

 

とくにチームとしてノウハウを共有しているものならともかく、自分しかわからないようなことはまとめておき、上司や他の同僚にも分かるようにしておくのがベストです。

 

2.引き継ぎ事項はマインドマップで作成

 

作業別にカテゴリを分け、フリーハンドで図(マインドマップ)を作成するのが良いでしょう。

 

図に表せば全体像がつかめますし、業務の流れ、緊急度も把握しやすくなります。

 

図が難しければ箇条書きでも構いません。

 

このマインドマップを元に引き継ぎ書を作成することができるでしょう。

 

3.引き継ぎをする人との人間関係を大切にする

 

引き継ぎ書を作っただけでは十分ではありません。

 

引き継ぎ内容の伝え方も大切です。

 

単に事務的に説明するのではなく時にはユーモアのある楽しい引き継ぎで後任者との良い関係を築きましょう。

 

笑いがあると話されたことが記憶によく残ると言われます。

 

後任者が後輩の場合は何でも質問できるように無駄な気を使わせない配慮が必要です。

 

4.退職後のケアをする

 

これは退職後も連絡してきてOKということを伝えるわけではありません。

 

もちろんそうしよいならそう伝えられますが、「この分野は◯◯さんに聞いてください」など相談の窓口を教えてあげるだけでも後任者は助けになります。

 

このように引き継ぎ業務は法律的には義務ではないものの、惜しまれつつ去っていくためにもスマートな引き継ぎを心がけましょう。

 

 

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